Có thể bạn chưa biết phòng họp không giấy cho doanh nghiệp - Giải pháp xanh mùa COVID của Chính phủ

Từ dự án của Chính phủ tới thực thi tại Doanh nghiệp Việt…Phòng họp không giấy là gì? Có lợi ích gì? Set-up thế nào? Có nên thuê phòng họp không giấy?

phòng-hop-khong-giay-3

Cùng với sự phát triển của công nghệ, những phần mềm và tài liệu số hóa đã được áp dụng phổ biến tại các công ty tư nhân.

Dịch bệnh COVID-19 bùng phát kéo theo những yêu cầu về làm việc từ xa cho tất cả các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức, đoàn thể,…

Chính điều này càng thúc đẩy sự áp dụng công nghệ trong công việc một cách rộng rãi. Từ đó, khái niệm “phòng họp không giấy” chính thức ra đời. 

Phòng họp không giấy là gì? 

Nếu bạn đang làm công sở, đặc biệt là trong môi trường nhà nước, chắc chắn bạn đã quá quen với những cuộc họp đầy giấy tờ: ghi chép biên bản họp bằng bút và sổ, đọc trước agenda cuộc họp bằng tờ giấy A4 để trước mặt, những tài liệu và đề xuất được in thành từng tập chất cao như núi,… 

Trong tình hình dịch bệnh COVID-19, các tổ chức, đoàn thể không ngừng nghĩ ra những biện pháp tối ưu nhất để hạn chế tiếp xúc và tiết kiệm chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Mọi thủ tục, giấy tờ dần trở nên tinh gọn nhất. 

Cùng với đó, các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực công nghệ tại Việt Nam đã cho ra mắt những phần mềm hỗ trợ các buổi họp, hội thảo cho công ty, tổ chức. Khái niệm “Phòng họp không giấy” cũng ra đời từ đó. 

phòng-hop-khong-giay-5

Phòng họp không giấy là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng nhằm nâng cao chất lượng cuộc họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành. 

Hay nói cách khác, phòng họp không giấy là cách thức tổ chức cuộc họp ứng dụng tối đa công nghệ, giảm thiểu việc trình bày trên giấy tờ.

Thay vào đó, tất cả những người tham gia sẽ triển khai những ý tưởng, đóng góp qua máy tính và phần mềm. Người chủ trì sẽ thực hiện nội dung cuộc họp dựa trên powerpoint, máy tính và máy chiếu. 

Phòng họp không giấy không chỉ áp dụng cho những đơn vị, tổ chức nhà nước mà còn rất quen thuộc với các doanh nghiệp tư nhân.

Đây hứa hẹn là giải pháp tối ưu nhất khi tổ chức họp nhóm và sẽ được nhân rộng trong tương lai. 

phòng-hop-khong-giay-6

Phòng họp không giấy có lợi ích gì? 

Đối với cách thức mới này, phòng họp không giấy mang lại những lợi ích đặc biệt với sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. 

Tiết kiệm

Trong tình trạng doanh nghiệp đang vô cùng khó khăn mùa dịch bệnh, việc tiết kiệm chi phí trở thành một trong những mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. 

Giảm chi phí in ấn

Khi sử dụng phòng họp không giấy, tổ chức và doanh nghiệp sẽ hạn chế được kinh phí in ấn và không cần mất thời gian chuẩn bị tài liệu bản cứng trước buổi họp. 

phòng-hop-khong-giay-1

Tiêt kiệm sức người

Trước khi có phương pháp này, các doanh nghiệp cần rất nhiều nhân sự để chuẩn bị không gian, hậu cần cho buổi họp.

Nhưng với phòng họp không giấy, mỗi người tham gia chỉ cần chuẩn bị một chiếc laptop, lưu tất cả những tài liệu đã chuẩn bị và bắt đầu buổi họp. 

Bảo vệ môi trường

Tận dụng công nghệ để hạn chế lãng phí tài nguyên cũng như giảm thiểu rác thải là một giải pháp “xanh” góp phần bảo vệ môi trường của chúng ta.

Đảm bảo sức khỏe mùa dịch 

Việc hạn chế đi lại và tinh gọn các khâu tổ chức giúp cho sức khỏe của mọi người được đảm bảo, đặc biệt trong tình hình dịch bệnh cam go như hiện nay.

Đối với những cá nhân đang làm việc trong môi trường cần tiếp xúc với nhiều người, các hoạt động lưu trữ, thậm chí là họp online giúp họ có được sự an toàn cần thiết. 

Nâng cao chất lượng công việc

phòng-hop-khong-giay-4

Việc lưu trữ tài liệu online giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc, từ đó, tối đa các hoạt động trong công ty, doanh nghiệp. Các cá nhân có thể dành thời gian cho những công việc tốn nhiều chất xám hơn trong doanh nghiệp. 

Phòng họp không giấy phù hợp với những đối tượng nào?

Trong thời kỳ công nghệ đang có những bước tiến vượt bậc và trở nên phổ biến hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào cải tiến công việc đang trở thành kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Theo đó, phòng họp không giấy cũng là lựa chọn của nhiều các đơn vị, tổ chức: 

Doanh nghiệp tư nhân 

Từ khi dịch bệnh COVID-19 hoành hành, các doanh nghiệp đã có kinh nghiệm hơn khi ứng dụng công cụ để làm việc online, Work From Home. Phòng họp không giấy là một trong những cách thức triển khai tương đối hiệu quả trong thời gian này. 

phòng-hop-khong-giay-7

Doanh nghiệp nhà nước, tổ chức chính phủ

Việc ứng dụng công nghệ vào công việc với các tổ chức này có thể là một bước tiến lớn cho cách thức làm việc của họ. Để cán bộ nhân viên sớm thích nghi với cách họp kiểu mới này, đơn vị cần tiến hành phổ biến và đào tạo kỹ năng sử dụng công nghệ ngay trong toàn bộ cơ quan. 

Giải pháp thiết kế phòng họp không giấy trong doanh nghiệp của SpaceShare?

Để phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp và đưa mô hình phòng họp không giấy trở nên phổ biến. SpaceShare và các nhà cung cấp đã thiết kế và trang bị các phòng họp theo tiêu chuẩn của Chính Phủ, bao gồm:

  • Size phòng đa dạng cho mọi quy mô từ 2 – 40 người
  • Loa, mic, camera 4K thu phát âm thanh & hình ảnh
  • Phần mềm họp trực tuyến Google Meeting, Zoom, Duo, Skype
  • Hỗ trợ Laptop/ Tablet/ Smartphone
  • Tivi LCD, Máy chiếu Full HD
  • Cổng kết nối: HDMI, VGA, Composite, USB Type C
  • Đường truyền mạng ổn định mạnh mẽ

phòng-hop-khong-giay-8

Ngoài ra một số tiện ích mà bạn chỉ có thể tìm thấy ở phòng họp SpaceShare

  • Vị trí đắc địa tại 7 quận trung tâm thành phố Hà Nội, dễ dàng di chuyển cho các thành viên
  • Không gian sang trọng, tường cách âm tiêu chuẩn
  • Cung cấp văn phòng phẩm cần thiết: Giấy A0 – A4, Bút viết, Flipchart, Bảng
  • Miễn phí nước lọc, trà, cà phê
  • Sử dụng máy in, máy photocopy
  • Truy cập Internet tốc độ cao miễn phí
  • Đội ngũ lễ tân, hỗ trợ IT túc trực 24/24 để đảm bảo mọi vấn đề của bạn được giải quyết nhanh chóng
  • Cung cấp thư ký cuộc họp, phiên dịch viên Anh – Nhật nếu có nhu cầu
  • Cung cấp teabreak giá hợp lý

►►► BÁO GIÁ HOT: 200+ PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY TẠI CÁC QUẬN TRUNG TÂM HÀ NỘI – Chỉ từ 300.000đ/giờ VÀO XEM NGAY!

Cách sử dụng phòng họp không giấy:

Để áp dụng mô hình phòng họp không giấy vào thực tế, giờ đây doanh nghiệp chỉ cần bắt đầu với những bước sau: 

Bước 1: Hướng dẫn nhân viên sử dụng thành thạo công nghệ 

Công nghệ chính là cốt lõi để áp dụng phương thức này vào công việc. Một khi đã thành thạo yếu tố này, việc hòa nhập với phương thức mới sẽ cực kỳ dễ dàng. 

Bước 2: Tìm kiếm không gian phòng họp phù hợp và đặt lịch trực tiếp tại Website: https://spaceshare.vn/khong-gian-su-kien

Bước 3: Đến và bắt đầu sử dụng ngay

Là nền tảng đầu tiên cho phép khách hàng đặt lịch phòng họp, phòng hội nghị trực tuyến, SpaceShare mong muốn đưa đến cho khách hàng tới nhiều trải nghiệm đa dạng với công nghệ tốt nhất góp phần nhỏ vào thành công của doanh nghiệp bạn.. 

Nếu bạn có nhu cầu thuê phòng họp không giấy dành cho nhân viên, xin vui lòng liên hệ qua HOTLINE 0902 945 286 hoặc inbox fanpage SpaceShare để được tư vấn hỗ trợ nhanh nhất.