Chủ đề Remote Work (làm từ xa), WFH (work from home) đã rộ lên từ hơn 1 tháng nay. Các doanh nghiệp cũng đứng ngồi không yên khi làm sao vừa có thể đảm bảo tình hình kinh doanh cho công ty mà nhân viên làm việc được đảm bảo sức khỏe, thoải mái nhất. Các bạn có thể tham khảo Remote working vào trong công ty và triển khai quá trình không thể thiếu các công cụ hỗ trợ.

Dưới đây là 30+ công cụ làm việc từ xa mà chúng mình đã liệt kê – Cùng tham khảo với SpaceShare nhé.

1. Công cụ liên lạc:

Telegram

Telegram là ứng dụng đa nền tảng với khả năng xử lý nhiều loại tệp đính kèm với tính bảo mật cao nhất trong mọi loại ứng dụng. Bạn cũng sẽ tìm thấy những gif vui nhộn, chatbot tiện dụng và vô số tích hợp để cắt giảm việc phải gửi email của mình. Và sức mạnh của Telegram lại càng trở nên xịn hơn trong những ngày đường cáp bị gián đoạn. Telegram cho phép bạn gửi hình, gửi file với dung lượng tối đa 1,5GB đủ đáp ứng 99,99% việc trao đổi file qua chat trong nhóm của bạn.

Discord

Discord là ứng dụng voice chat, được thiết kế theo nhu cầu cần có của một game thủ, đặc biệt với khả năng chat nhóm một cách dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời đưa tất cả vào một giao diện hiện đại. Discord hiện có thể sử dụng cả trên PC, web và điện thoại thông minh.

Slack

Giống như Telegram, Slack là công cụ chat nhóm tuyệt vời vì nó có thể tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ để làm việc nhóm một cách hiệu quả hơn. Tính năng tuyệt vời của Slack có lẽ là nó có thể giúp lưu lại các đoạn tin nhắn và tạo ra một cơ sở dữ liệu về các chủ đề mà đã thảo luận. Do đó, bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu

Skype

Với tính năng Screen Sharing của Skype, bạn có thể dễ dàng chia sẻ màn hình làm việc của mình cho người đang nói chuyện. Skype cũng có thể ghi âm các cuộc gọi và được lưu lại với định dạng MP3. Thêm nữa, bạn còn có thể sửa tin nhắn hoặc xoá tin nhắn đã gửi một cách dễ dàng.

2. Công cụ họp trực tuyến, chia sẻ màn hình

Hangout

Tìm kiếm một sự thay thế cho Skype? Google Hangouts thực sự là một tùy chọn tuyệt vời và hoạt động tốt cho các cuộc họp âm thanh hay video. Trong trường hợp bạn sử dụng Slack, nó có thể dễ dàng được tích hợp và đơn giản hóa môi trường làm việc của bạn.

Workplace

Facebook vừa ra mắt nền tảng hợp tác nhóm này bao gồm nhắn tin, gọi thoại và gọi video và các tính năng newsfeed để giúp các nhóm làm việc với nhau hiệu quả hơn. Nó cho phép các nhóm cộng tác, có nghĩa là thảo luận về tài liệu, bảng tính và danh sách nhiệm vụ. Bạn có thể để lại nhận xét, chấp nhận và từ chối các phiên bản chỉnh sửa.

Zoom

Nếu bạn đang làm việc trong các nhóm lớn và đang tìm kiếm một công cụ họp cho phép bạn lưu trữ một số lượng lớn người, Zoom sẽ là lựa chọn lý tưởng của bạn. Bạn cũng có thể ghi và phát lại các cuộc họp của bạn để xem trong tương lai.

Join.me

Join.me không chỉ cung cấp cho bạn lựa chọn cuộc gọi âm thanh và video với nhóm của bạn, nó cũng cho phép bạn chia sẻ màn hình của mình với người khác. Một phần mềm hoàn hảo cho các cuộc họp nhanh chóng.

Ultraview, TeamView

Có tính năng tương tự, UltraView và TeamView là một trong những phần mềm chia sẻ màn hình tốt nhất có khả năng tạo ra một cách dễ dàng. Nó rất dễ sử dụng và cài đặt cũng dễ dàng thực hiện. Thông thường được thực hiện bằng cách thiết lập kết nối cá nhân giữa hai máy tính để bàn cho phép bạn sử dụng nó trong chế độ đáp ứng.

3. Công cụ chia sẻ file

Google drive

Bạn có thể nhanh chóng tải dữ liệu quan trọng từ máy tính để lưu trữ lên Google Drive hoặc tạo các thư mục, tài liệu, bảng tính… trên Google Drive. Và các bạn cũng có thể truy cập dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào, các bạn sẽ có không gian lưu trữ miễn phí lên đến 5GB cho người dùng.

Dropbox

Dropbox cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các máy tính, thiết bị di động với nhau. Thông qua phần mềm dropbox các bạn có thể chia sẻ tất cả các tập tin với đồng nghiệp, bạn bè, người thân hay lưu trữ dữ liệu mà không lo bị mất

Box

Box là một sự thay thế tuyệt vời cho Google Drive và Dropbox cho phép bạn lưu và chia sẻ các tệp quan trọng một cách an toàn. Bạn cũng có thể dễ dàng kết nối nó với các công cụ như Office 365, Google Apps hoặc Slack.

Microsoft OneDrive

Đây là phần mềm không thể thiếu nếu bạn sử dụng nhiều tới Microsoft 365 và phiên bản web của Outlook. Nó dễ dàng chia sẻ tài liệu trên các nền tảng và để làm việc cùng nhau trên tài liệu Word hoặc Excel.

4. Công cụ Quản lý dự án, công việc

Hub Stafff

Bạn có thể theo dõi những nhiệm vụ nhân viên đang làm trong 1 thời gian nhất định. Với các tính năng khác bắt mắt bao gồm bảng chấm công trực tuyến, lập lịch cho nhân viên, ghi lại màn hình, giám sát nhân viên, phần mềm tính lương, theo dõi GPS, lập hóa đơn trực tuyến và lập ngân sách dự án, và nhiều hơn nữa.

TopTracker

Công cụ đặc biệt để tạo dự án và phân bổ nhân viên phù hợp với những người làm việc tự do hay startup, công ty nhỏ. Các tính năng nổi bật như: Hẹn giờ chụp ảnh màn hình làm việc; Theo dõi mức độ hoạt động – của bàn phím và chuột; Báo cáo năng suất chi tiết, và trích xuất được dưới dạng PDF, CSV.

Basecamp

Nếu bạn là một freelancer và đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý dự án thông minh, Basecamp là công cụ phù hợp. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ dự án của mình với khách hàng hoặc đồng nghiệp.

Click Up

Đây là một công cụ quản lý dự án và năng suất được sử dụng bởi các công ty như Google, Nike và Airbnb.Với các tính năng như nhiệm vụ, lời nhắc, ưu tiên nhiệm vụ, theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt, mục tiêu, phụ thuộc và trạng thái tùy chỉnh, ClickUp có mọi thứ bạn có thể yêu cầu từ một ứng dụng quản lý dự án hàng đầu.

Fastwork

FastWork giúp bạn khởi tạo danh sách công việc và giao việc trên bảng phân bổ nguồn lực, lịch biểu, khách hàng. Bạn có thể nhập công việc từ file excel, nhập thông tin công việc trực tiếp hoặc sao chép từ một kế hoạch mẫu. Bạn có thể theo dõi công việc một cách trực quan và nhìn ra lịch trống của nhân viên trên bảng theo thời gian và công việc phải làm.

10,000ft

10,000ft là một ứng dụng siêu tiện dụng không chỉ tuyệt vời cho lực lượng làm việc từ xa, mà còn cho các nhóm nói chung. Giao diện trực quan, rất giống với phiên bản đẹp hơn của biểu đồ Gantt, giúp bạn giữ một cái nhìn tổng quan. Ngoài ra, nó cho phép bạn theo dõi thời gian của mình và tạo các báo cáo với phân tích về lợi nhuận của các dự án.

Các phần mềm CRM

Đây là phần mềm được các doanh nghiệp ưa thích vì có thể giúp tiết kiệm được chi phí, trao đổi công việc với nhân viên trong team, chăm sóc khách hàng, cập nhật tức thì, theo dõi tài chính.

Asana

Asana giúp người sử dụng có thể quản lý công việc theo tên dự án, deadline hoàn thành, trình tự diễn ra, theo dõi tiến độ công việc thêm vào những comment, file đính kèm, ghi chú để có thể kết nối các thành viên trong nhóm thực hiện dự án với nhau thật chuyên nghiệp mà vẫn đảm bảo tương tác chặt chẽ.

Hiện tại bản miễn phí của Asana chỉ rành cho team nhóm từ 15 người trở xuống.

5. Công cụ Quản lý công việc của bản thân, Ghi chú

Trello

Đây là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, chỉ cần nhìn vào có thể nhận biết tiến trình của dự án đã chạy tới đâu, nhiệm vụ của các thành viên, thời hạn hoàn thành công việc. Trello rất linh hoạt có thể hỗ trợ cho bạn quản các công việc cá nhân hay quản lý một dự án lớn.

iDoneThis

Các cuộc họp kiểm tra hàng ngày rất khó khăn khi công ty bạn làm việc với nhiều người ở nhiều quốc gia khác nhau. Ứng dụng iDone This cho phép bạn theo dõi các công việc hàng ngày mà không cần một cuộc họp thực tế. Vào cuối ngày, các thành viên trong nhóm báo cáo kết quả hàng ngày của họ và sáng hôm sau mọi người nhận được thông tin và nhận xét về các nhiệm vụ.

Todoist

Todoist là một ứng dụng làm việc từ xa hoàn hảo giúp bạn theo dõi tất cả các danh sách và mục công việc cần làm. Nó không chỉ thông minh, mà còn đáp ứng và hoạt động ngoại tuyến. Trên hết, bạn cũng có thể sử dụng nó để hợp tác nhóm.

Any.do

Any.do giúp sắp xếp công việc của bạn theo thứ tự ưu tiên giúp bạn hoàn thành những công việc có độ ưu tiên từ cao đến thấp. Điểm nổi bật tiếp theo của Anydo phải kể đến đó chính là việc đồng bộ trên tất cả các thiết bị, chia sẻ các công việc với những người có liên quan.

Evernote

Đây là một giải pháp ghi chú tuyệt vời cho các đồng đội làm việc từ xa. Bạn có thể giữ tất cả các ghi chú của mình được sắp xếp, đồng bộ hóa nó tự động trên tất cả các thiết bị của bạn. Evernote là một ứng dụng phục vụ như một công cụ ghi chú, PDA, danh sách việc cần làm và sổ ghi chép bỏ túi.

6. Công cụ Điểm danh, Tính công

HiveDesk

HiveDesk là một quản lý lực lượng lao động đơn giản và đơn giản. Khi thành viên của bạn đã đăng nhập, HiveDesk sẽ tự động ghi lại các phiên làm việc của họ và bằng cách tự động chụp ảnh màn hình. Bạn có thể dễ dàng xem ai đang trực tuyến và họ đã trực tuyến bao lâu. Về cơ bản, HiveDesk giúp bạn thúc đẩy nhân viên của mình làm việc ở mức độ tạo ra năng suất mong muốn.

JustLogin

Nếu bạn chưa có phương pháp quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả thì phần mềm chấm công thông minh sẽ là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn. Phần mềm hỗ trợ lưu giữ, hiển thị đầy đủ thông tin: thời gian ra/vào làm việc, số phút đi muộn/ về sớm, số ngày phép của nhân viên trên một màn hình. Giúp người quản lý dễ dàng quản lý việc nhân viên tuân thủ quy định của công ty về thời gian làm việc.

Fastwork

Phần mềm có thể hỗ trợ gửi, phê duyệt đơn từ: nghỉ phép, vắng mặt, công tác, giải trình … nhanh chóng ngay trên di động. Với nhiều lợi ích mang lại, phần mềm chấm công thông minh Fastwork đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.

7. Công cụ Quản lý thời gian

Time Doctor

Time Doctor là ứng dụng theo dõi thời gian yêu thích, nó cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ bạn đang làm và cũng nhắc nhở bạn tập trung trong trường hợp bạn bị phân tâm bởi những thứ như Facebook, YouTube hoặc những thứ khác.

Hubstaff

Cần một chút áp lực để hoàn thành công việc của bạn? Hubstaff chụp ảnh màn hình định kỳ về những gì bạn đang làm (quá rủi ro để quanh quẩn trên Facebook cả ngày) và cho phép bạn tạo báo cáo thời gian chính xác.

8. Công cụ cho Sức khoẻ bản thân

Mindfulness

Chẳng bao giờ có thể nói hết về lợi ích của thiền. Chỉ một vài phút mỗi ngày là đủ để làm mới bộ não của bạn, tiếp thêm năng lượng và có thể tập trung trở lại. Mindfulness là một ứng dụng rất dễ dàng cung cấp cho bạn các giai điệu và thiền định theo hướng dẫn.

Seven

Seven là một ứng dụng tập thể dục rất tiện dụng, thách thức bạn thực hiện một bài tập 7 phút nhanh chóng nhưng rất căng thẳng. Các bài tập chuyển đổi giữa cardio và sức mạnh và có thể dễ dàng được thực hiện trong thời gian nghỉ ngơi nhanh chóng từ công việc.

Take a Break Please

Khi bạn làm việc tại nhà và không phải chú ý đến giờ đóng cửa văn phòng, có thể bạn sẽ làm việc cả ngày lúc nào không hay. Gù lưng, khô mắt và cứng cổ thường là những chứng bệnh dễ mắc phải. Take a Break Plase là một ứng dụng buộc bạn phải nghỉ xuyên suốt thời gian làm việc cả ngày.

Tất nhiên, bạn không cần tất cả các ứng dụng, phần mềm làm việc từ xa này. Nhưng hãy thử dành một khoản thời gian thích đáng để trải nghiệm chúng nhé. Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu công việc từ xa trong mùa dịch của mình?